Öffentliche Auftraggeber
Beratung für öffentliche Auftraggeber, Sozialwirtschaft und Non-Profit
Strategie, Prozess- und Potentialanalysen für Verbände, Sozialunternehmen und öffentliche Einrichtungen – vergabekonform, vertraulich, praxisnah. Wir kennen die besonderen Rahmenbedingungen: föderale Strukturen, ehrenamtliche Mitarbeitende, regulatorische Anforderungen und begrenzte Budgets.
Unser Ansatz
Warum spezialisierte Beratung?
Öffentliche Auftraggeber, Wohlfahrtsverbände und Non-Profit-Organisationen arbeiten anders als klassische Industrieunternehmen. Entscheidungen werden in Gremien getroffen, Mitarbeitende sind oft ehrenamtlich engagiert, Strukturen sind föderal und historisch gewachsen, und externe Vorgaben – vom Vergaberecht bis zum Datenschutz – prägen den Projektalltag.
Beratung in diesem Umfeld erfordert andere Methoden als in privaten Unternehmen: Respekt für gewachsene Kulturen, pragmatische Erhebungsformate für ehrenamtliche Interviewpartner, und eine Arbeitsweise, die vergabe- und prüfungskonform ist.
Unsere Leistungen
Was wir für öffentliche Auftraggeber leisten
01.
Prozess- und Potentialanalysen
Systematische Aufnahme komplexer Prozesslandschaften in föderalen Strukturen, Modellierung nach BPMN 2.0 in gängigen Tools (SAP Signavio, Camunda), Identifikation und Priorisierung von Verbesserungspotenzialen.
02.
Cluster-basiertes Sampling statt Vollerhebung
Bei Organisationen mit hunderten Standorten oder Gliederungen arbeiten wir mit strukturierten Stichproben (nach Größe, Regionen, Dienstart). So entsteht ein belastbares Gesamtbild, ohne jede Einheit einzeln zu erheben – das schont Budget und Mitarbeitende.
03.
Erhebungen mit ehrenamtlicher Hauptzielgruppe
Abend- und Wochenendtermine, hybride Workshop-Formate, Remote-Interviews. Wir planen Erhebungen so, dass sie die Arbeitszeit der Ehrenamtlichen respektieren und gleichzeitig valide Daten liefern.
04.
KI-gestützte Dokumenten- und Interview-Auswertung
Für große Dokumentenbestände und umfangreiche Interview-Serien nutzen wir LLM-Workflows (Themen-Clusterung, Prozess-Extraktion, Varianten-Detektion). Alle Ergebnisse werden manuell validiert; die Verarbeitung erfolgt datenschutzkonform (DSGVO, auf Wunsch KDR-OG).
05.
Vergabekonforme Projektdurchführung
Wir kennen die Anforderungen des deutschen Vergaberechts (UVgO, VgV), arbeiten dokumentationsfest, halten Meilensteine und Berichtspflichten ein und stellen Nachvollziehbarkeit für spätere Audits sicher.
Kunden & Projekte
Typische Kunden und Projekttypen
Wir arbeiten unter anderem mit folgenden Organisations-Typen: gemeinnützige Verbände und Wohlfahrtsträger mit hauptamtlichen und ehrenamtlichen Strukturen, kirchliche und kirchennahe Organisationen, öffentliche
Einrichtungen und Unternehmen in Trägerschaft der öffentlichen Hand, Stiftungen und Sozialunternehmen.
Projekttypen reichen von Prozess- und Potentialanalysen über Organisationsentwicklung und Digitalisierungs-Roadmaps bis zu punktuellen Gutachten und Strategieberatung.
Arbeitsweise
Unsere Arbeitsweise in Vergabeverfahren
01.
Vor der Ausschreibung
Wir nehmen uns Zeit, die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig auszuwerten, öffentlich verfügbare Informationen zur Organisation zusammenzutragen und ein Angebot zu erstellen, das die spezifischen Herausforderungen adressiert – keine Standard-Vorlagen, sondern ein auf die konkrete Situation zugeschnittenes Konzept.
02.
Während der Projektlaufzeit
Transparente Steuerung mit regelmäßigen Jour-Fixes, Meilenstein-Berichten und proaktiver Meldung bei Kontingent-Schwellen (z.B. 75% / 90%). Dokumentation aller Ergebnisse in prüfungssicherer Form.
03.
Nach dem Projekt
Übergabe aller Arbeitsergebnisse in weiterverarbeitbarem Format (DOCX, XLSX, PDF, BPMN-Dateien), Abschlusspräsentation, Bereitstellung der Rohdaten nach vorheriger Vereinbarung. Auf Wunsch unterstützen wir die Umsetzung der Handlungsempfehlungen in Folgeprojekten.
Denken Sie über die Vergabe einer Prozess- oder Organisationsanalyse nach?
Wir unterstützen Sie bereits in der Vorbereitung – mit einem ersten Sparring zu Ihrer Fragestellung, einer realistischen Einschätzung des Aufwands und einem Vorgehen, das zu Ihrer Organisation passt. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.